- Đón tiếp khách đến liên hệ công việc, liên hệ phòng ban khách cần gặp để xác nhận có khách đến làm việc, hướng dẫn khách thực hiện theo đúng yêu cầu.
- Tiếp nhận cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được quyền chia sẻ, chuyển tiếp cuộc gọi đến phòng ban liên quan.
- Tiếp nhận - xử lý thư từ, bưu phẩm, là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.
- Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
- Làm việc trực tiếp với các bên dịch vụ chuyển phát nhanh đảm bảo văn thư gửi đi kịp thời, nhanh chóng và hạn chế thất lạc nhất.
- Quản lý in ấn, photo tài liệu, thực hiện yêu cầu dịch vụ photo tài liệu khi được các bộ phận yêu cầu, in ấn namecard, bì thư, giấy,…
- Mua sắm, theo dõi, cấp phát dụng cụ văn phòng phẩm, báo, tạp chí.
- Quản lý phòng họp & tổ chức các cuộc họp, sự kiện hành chánh trong công ty, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp.
- Yêu cầu nhân viên tạp vụ quét dọn phòng họp, kiểm tra đảm bảo sạch sẽ.
- Chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ theo chính sách quy định tại công ty.
- Đảm bảo vệ sinh an toàn lao động, PCCC, an ninh trật tự.
- Sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi toàn công ty và các phòng họp theo đúng vị trí.
- Sắp xếp, điều phối xe công ty, xe taxi, grab, lịch công tác của toàn công ty, đảm bảo không bị trùng lặp và phối hợp với tài xế công ty.
- Quản lý, đề xuất và gia hạn hợp đồng thuê xe.
- Sao y chứng thực hồ sơ, tài kiệu, Giấy DKKD khi có yêu cầu.
- Phối hợp quản trị hành chính văn phòng, thực hiện công tác Hành chính văn phòng khi được yêu cầu.
- Phối hợp và tương tác tốt với Bộ phận hành chính tiếp tân của Tập đoàn, Ban QL tòa nhà để đảm bảo công việc.
Công tác Hành chính Văn phòng:
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng; bảo hộ lao động, đồng phục,…
- Quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
- Giám sát, đề xuất công tác bảo dưỡng, bảo trì định kỳ, sửa chữa văn phòng.
- Theo dõi số hiệu văn bản & quản lý hồ sơ, tại liệu hành chính.
- Book vé máy bay cho cán bộ công nhân viên đi công tác.
- Theo dõi, thanh toán các loại chi phí hành chính cố định và phát sinh theo tháng: chi phí internet, điện thoại cố định, taxi, chế độ của CNV các loại chi phí khác.
- Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động tại cty, theo dõi biến động nhân sự.
- Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân sự theo đúng quy định.
Công tác Lao động - Tiền lương:
- Đôn đốc, kiểm tra việc đánh giá KPIs hàng tháng của các phòng ban.
- Lập tờ trình đăng tuyển nhân sự.
- Lên lịch hẹn phỏng vấn.
- Hỗ trợ công tác sắp xếp tuyển dụng, liên hệ ứng viên…
- Thực hiện các buổi đào tạo cho nhân sự mới.
- Cập nhật số liệu BHXH, BHYT, BHTN để hoàn thiện hồ sơ cho người lao động.
- Các chế độ BHXH.
- Chốt sổ BHXH.
- Giữ mối quan hệ với BHXH tốt.
- Theo dõi và cập nhật luật BHXH.
- Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
- Biên soạn các văn bản, chính sách hành chánh, thực hiện công tác ISO.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác trong phạm vi Nhân sự Hành chánh do cấp trên phân công.
Công tác Chấm công:
- Theo dõi giờ check in / check out.
- Theo dõi nghỉ phép, thực hiện nội quy lao động, quản lý chế độ nghỉ phép, nghỉ bù, tăng ca, giờ làm việc…
- Chốt ngày công để tính lương.
Quyền lợi
- Được hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN phù hợp Pháp luật Lao động Việt Nam.
- Có hỗ trợ chi phí công tác theo quy định của công ty.
- Môi trường làm việc Chuyên Nghiệp - Công Bằng - Thử Thách - Hợp Tác.
- Chính sách lương, thưởng doanh số hấp dẫn, thăng tiến nhanh chóng.
- Cơ hội phát triển lâu dài, thu nhập cao và ổn định.
- Được tham gia các buổi sinh hoạt dã ngoại và du lịch thường niên cùng Công ty.
- Gói chăm sóc sức khỏe cao cấp cho nhân viên và gia đình
- Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6
Yêu cầu
Trình độ / Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành có liên quan.
- Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở Quản trị hành chính văn phòng, Lễ tân & thư ký văn phòng.
- Tiếng anh giao tiếp
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng
Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng quản trị hành chính văn phòng.
- Kỹ năng cơ bản công nghệ thông tin.
- Thúc đẩy thành công và cam kết đạt được mục tiêu.
Năng lực:
- Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và tương tác tốt.
- Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt.
- Kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc.
- Kỹ năng lập và quản lý tốt ngân sách được giao.
Tư duy & hành vi:
- Có sáng kiến.
- Có quan hệ tốt với các nhà cung cấp.
- Thực hiện giá trị cốt lỗi: Tính chính trực, Tính chuyên nghiệp, Tinh thần làm chủ trong công việc hàng ngày.
Hồ sơ
Nộp trực tiếp:
- Nộp trực tiếp tại Văn phòng Công ty : Tầng 9, Capital Tower, số 6 Nguyễn Khắc Viện, Phường Tân Phú, Quận 7, TPHCM.
- 01 CV Tiếng Việt / Tiếng Anh
- 01 Sơ yếu lý lịch (Bản sao, có công chứng trong thời gian 06 tháng).
- 01 ảnh 3x4 (chụp trong thời gian 06 tháng gần nhất).
